In NOTABENE sind Beglaubigungen einfach, schnell und effizient zu erstellen. Nicht nur wird automatisch das Vermerkblatt erstellt, sondern NOTABENE verfügt auch über die Möglichkeit, Beglaubigungsklauseln voll automatisiert in der Textverarbeitung zu erstellen, mit allen Daten, die für eine Unterschriftsbeglaubigung, eine Amtsbestätigung, eine Anerkennung u.a. erforderlich sind, übernimmt die beteiligten Klienten, konvertiert Geburtsdatum in Worte, kann Rechtsnachfolgeklauseln einfach verwalten und vieles mehr.

Eine in NOTABENE erstellte Beglaubigung kann automatisiert abgerechnet werden, man kann wahlweise eine Rechnung oder eine Quittung drucken, beim Erstellen einer Rechnung wird der Betrag automatisch in der Offenen Posten Verwaltung evident gehalten, beim Erstellen einer Quittung wird der Betrag als Kassaeingang in der Einnahmenbuchhaltung und der Handkassa geführt. Notabene unterstützt unterschiedliche Varianten für die Registerführung.

Seit der Novelle der Notariatsordnung 1993 ist die Führung eines rein elektronischen Beurkundungsregisters mit Unterschriftenliste möglich, eine papiersparende Art der Registerführung, die von NOTABENE voll unterstützt wird. (Führung des ADV-Registers gemäß § 82 Abs 2 NO und § 8 der Richtlinien der ÖNK für das Beurkundungsregister, das Unterschriftenregister und das Geschäftsregister bestehend aus:

• ADV-Beurkundungsregister
• Beurkundungsvermerken
• Unterschriftenregister (fortlaufende Liste der Unterschriften)
• Inhaltsverzeichnis
• Namensindex
• sowie Anerkennungserklärungen, welche separat gesammelt werden können.

Diese Variante wird empfohlen für großen Beglaubigungsumfang und für geübte NOTABENE-Anwender. Diese Führung sieht eine bloß elektronische Führung des Beurkundungsregisters (welches von den Parteien nicht unterfertigt wird) samt einer fortlaufenden Unterschriftenliste, mit Beglaubigungsregisterzahlen und Unterschriften der Parteien, vor. Für Auswärtsbeglaubigungen werden so wie bisher Beurkundungsvermerke verwendet.

Sie können mit NOTABENE Ihre Register jedoch auch wie bisher als Loseblattsammlung aller Beurkundungsvermerke und Anerkennungserklärungen führen.
Für den Jahresabschluß wird dann ein Ausdruck des Namensindex und (falls Anerkennungserklärungen getrennt geführt werden) des Inhaltsverzeichnisses benötigt (empfohlen für kleineren Umfang und NOTABENE Anfänger).

geringer Papierbedarf durch rein elektronische Registerführung, keine Unterschrift des Notars im ADV-Beurkundungsregister, nur auf den Vermerkblättern bei Auswärtsbeglaubigungen und Anerkennungserklärungen notwendig.

Einzeleintrag wird vom Notar nicht unterfertigt und somit nicht bei Unterfertigung überprüft, Überprüfung jedoch jederzeit elektronisch möglich. Mögliche Fehler beim Führen der Unterschriftenliste (z.B. falsche BRZl, da diese zwar von NOTABENE automatisch vergeben wird, jedoch in die Unterschriftenliste zu den Unterschriften manuell eingetragen werden muß).

Sofortige Überprüfung des Registereintrages ist gewährleistet, da für jede Beglaubigung ein eigenes Vermerkblatt erstellt wird, das vom Notar unterschrieben wird, Überprüfung erfolgt bei Unterfertigung.

enormer Papierbedarf, zeitaufwendig, hoher Platzbedarf bei der Archivierung.

Über die rechte Maustaste können von allen NOTABENE Anwendungen aus über den Klienten alle für den Klienten gespeicherten Vorgänge angesehen werden. Auch bei den Beteiligten einer Firma können Sie mit Rechtsklick alle mit dem Klienten gespeicherten Beglaubigungen anzeigen.

• Reservierbare Indizes (ist eine BRZl reserviert, wird bei der Erstellung eines neuen Eintrags bis zur Verwendung der reservierten Zahl darauf hingewiesen; reservierte Zahlen können daher nicht vergessen werden).
• automatisches Erstellen des statistischen Ausweises.
• automatische Vergabe der Indizes, voll netzwerk- und kanzleigemeinschaftsfähig.
• leichte Auffindbarkeit durch Verknüpfung zum Klienten und zu Juristischen Personen.
• leichte Abrechnung durch Rechnungserstellung, oder Buchung in die Einnahmenbuchhaltung, oder für mehr als 2 Beglaubigungen für einen Klienten: Führung eines Operatkontos, das mit einer Rechnung und einem detaillierten Gebührenverzeichnis abgerechnet wird.
• Für Massenbeglaubigungen optimiert durch die „Multikopie“.

• Manipulationssicher durch das Revisionsprotokoll, das transparent und nachvollziehbar Änderungen mit Angabe einer Begründung aufzeichnet.
• Flexibler Index, der auch bei „Pannen“ nicht aufgibt (Einschub einer Zahl möglich z.B. 100a/04).
• Durch die effiziente Anbindung an die Textverarbeitung können Beglaubigungsklauseln völlig automatisiert erstellt werden. (Auch bei komplexen Firmenzeichnungen wie bei einer GmbH & Co KG, Amtsbestätigung, Geburtsdatum in Worte, etc.).
• Keine Beschränkung bei der Anzahl der Unterschriften bei einer Beglaubigung.
• Spezielle Ausdrucke für Massenbeglaubigungen (bis zu 25 BRZls auf 1 DIN A4 Seite).
• Automatisierter Wechsel und Aufforderung auf Handeinzug für das Bedrucken von Originalen (z.B. Ausdruck auf eine unterschriebene Anerkennungserklärung).
• wie bei allen NOTABENE-Programmteilen: volle Unterstützung der rechten Maustaste. Beim Klick auf einen Beteiligten können alle mit dem Klient verknüpften Daten angezeigt werden (z.B: Akte, Telephonnummern, Beglaubigungen etc.).
• Abrechnung durch sogenannte Berechnungsmodi nach Tarif oder Pauschale möglich.
• spezielle Funktionen bei Kanzleigemeinschaften, zB nachträglicher Aufdruck des Notarnamens auf das Vermerkblatt.

Bei jeder Änderung des bereits erstellten Registereintragen, die nicht am Tag der Erstellung erfolgt, wird ein Revisionsprotokoll mitgeführt, das eine Begründungseingabe erfordert. Dieses Protokoll entspricht den Anforderungen der Notariatskammer für Manipulationssicherheit elektronisch geführter Register.

Alle Änderungen sind möglich, werden jedoch völlig transparent mitprotokolliert. So ist das Register notariatsordnungskonform, manipulationssicher und dennoch flexibel und benutzerfreundlich, wenn etwa eine Fehlerkorrektur erforderlich ist.

Das Revisionsprotokoll zeigt völlig nachvollziehbar die Art der Änderung, die vom Benutzer eingegebene Begründung für die Änderung und den zuvor erfaßten Inhalt. So ist eine benutzerfreundliche Nachvollziehbarkeit von Korrekturen gewährleistet.