In Verbindung mit der Textverarbeitung wird die Überlegenheit der EDV gegenüber allen anderen Verfahren wie etwa Textautomaten in spektakulärer Weise sichtbar.

Aufgrund einer besonderen Fähigkeit von Windows (‘DDE’ bzw. ‘OLE’ für ‘dynamic data exchange’ bzw. ‘object linking and embedding’) ist NOTABENE in der Lage, mit anderen Windows-Programmen in Verbindung zu treten, und Daten in diese zu übertragen. Diese Spezialität wird von NOTABENE genutzt, um gespeicherte Informationen in beliebige Texte einzumischen.

Obwohl grundsätzlich jedes Windows Textverarbeitungs-programm DDE-fähig ist, hat sich bisher nur Microsoft Word für Windows und Mac OS X als leistungsfähig genug erwiesen, die übergebenen Daten mit der notwendigen Flexibilität zu verarbeiten.

NOTABENE öffnet den DDE-Kanal zu Winword beim Start wie eine Telefonleitung. Ist dieser Kontakt hergestellt, so bleibt er bestehen, bis NOTABENE oder Winword wieder geschlossen werden. Wenn Sie nun z.B. von Ihrer Aktenverwaltung aus ein Dokument erstellen wollen, so wählen Sie den betreffenden Befehl, und Sie erhalten eine Liste von Dokumentvorlagen zur Auswahl. Die gewählte Dokumentvorlage bildet den Prototyp für Ihr gewünschtes Dokument.

Nach Auswahl der Dokumentvorlage übermittelt NOTABENE Winword den Befehl, anhand der Vorlage ein neues Dokument zu erstellen, und übergibt danach jene Daten, die für die Erstellung des Dokuments notwendig sind (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Zahl, Geschlecht, Ehegatteneigenschaft der Beteiligten, Funktion der Partei im Dokument, wie Käufer oder Verkäufer, Anderkonto und Bank, falls vorhanden, Ausweisdaten, mit dem Akt gespeicherte Liegenschaftsdaten u.v.a. mehr). Nun ist WINWORD am Zug und setzt die übergebenen Daten an den vordefinierten Stellen ein, wobei Fall, Singular/Plural etc. dynamisch berücksichtigt werden.

Dokumentspezifische Daten, die nicht von NOTABENE übergeben werden, können mit Hilfe von automatisierten Rückfragen der Dokumentvorlage ergänzt werden. Nach Beendigung der Datenübergabe haben Sie ein Dokument, das Sie nach Belieben redigieren können.

Mit NOTABENE erhalten Sie schon eine Reihe von Dokumentvorlagen für die unterschiedlichen Aufgabenbereiche. Diese können Sie Ihrem Kanzleistil anpassen und durch weitere Vorlagen ergänzen.

Neben den bereits mitgelieferten Dokumentvorlagen, können Sie sich von uns individuelle Textvorlagen nach Ihren Kanzleimustern erstellen lassen. Spezielle Makros zum Vorlagenerstellen sind im Programmumfang inkludiert, die einem versierten Benutzer von Winword erlauben, einfach und effizient aus bestehenden Kanzleimustern neue Notabenemuster zu erstellen und diese in NOTABENE einzubinden. NOTABENE sieht Textverarbeitungsschnittstellen in allen relevanten Programmteilen vor. zB Schnittstellen für Briefe, Serienbriefe, Faxe, Kostennoten, Notariatsakte, Privaturkunden und Eingaben, Erbenmachthaberakte, Ladungen, Beschlüsse, Todfallsaufnahmen, Protokolle, Vermögensbekenntnis, Beglaubigungen u.a.

Bei der Installation wird eine Funktionsleiste mit notariatsspezifischen Makros in Ihrer Textverarbeitung integriert. Diese Funktionsleiste enthält nützliche „goodies“ wie etwa Datum in Worte, Zahl in Worte, negativer Erstzeileneinzug, Übernahme von Parteidaten des zuletzt bearbeiteten Aktes in das aktuelle Dokument Sperrschrift ein/aus, ein Makro zur Anlage von aktabhängigen Verzeichnissen etc.