Notabene - keine Datenredunanz
Um Ihre Kanzleiabläufe effizient zu optimieren, haben wir eine umfangreiche Schnittstelle zum Computer der
Notartreuhandbank intregriert. Die Verwendung dieser Schnittstelle setzt ausschließlich voraus, dass der NTB-Computer
in Ihr Kanzleinetzwerk angeschlossen wurde. Konfigurationsänderungen an diesem sind nicht erforderlich.
Notabene unterstützt drei Bereiche des Datenaustausches mit der NTB.
Sämtliche Buchungen können aus Elba übernommen werden und werden den jeweiligen Anderkonten übersichtlich
zugeordnet. Die automatische Übernahme der Buchungen auf das Konto kann auch abgelehnt werden. Neue Auszüge
werden übersichtlich dargestellt, können einzeln oder gesamt ausgedruckt werden und bei der Übernahme kann auch
der Buchungstext noch editiert werden. Mit der Übernahme wird die nächste Postzahl automatisch vergeben und diese
am Auszug zur jeweiligen Buchung dargestellt.
Ein exaktes Buchungsprotokoll das alle übernommenen Daten auflistet, kann nach den Buchungen ausgedruckt werden.
Auf diesem Protokoll ist exakt vermerkt, welche Daten von Elba auf welches Notabene-Konto übernommen wurden.
Kontenanlage über Notabene
Sie können über Notabene alle Daten eines durch die NTB zu erstellenden Kontos aus der Anderkontenbuchhaltung
an die INTEGRAL Kontenverwaltung der NTB übergeben. Gerade bei zahlreichen Beteiligten hat sich diese Funktion als
sehr nützlich erwiesen, müssen doch die Klientdaten nur ein einziges Mal erfasst werden. Bei der Anlage des Kontos
aus Notabene erhält dieses je nach Erledigungsfortschritt unterschiedliche Statusangaben.
Nach der Erstellung in Notabene muß das Konto durch ein Einchecken unveränderlich gemacht werden. Dies ist aus
Sicherheitsgründen bis zur tatsächlichen Anlage durch die NTB und Vergabe der Kontonummer notwendig. Das oder
die eingecheckten Konten werden dann über das Netzwerk an die INTEGRAL Kontenverwaltung der Notartreuhandbank übergeben.
Ist die Anlage der Konten am NTB PC erfolgreich durchgeführt worden, so werden die NTB Kontonummern an die Notabene
Anderkonten zurückgegeben und der Wartestatus des Anderkontos wieder aufgehoben.
Datenübergabe an CyberDOC Urkundenarchiv
Sämtliche in Notabene erfassten Geschäftsregisterdaten können an den Computer der Notartreuhandbank in die
Applikation CyberDOC übergeben werden. Sie können entweder alle Listeneinträge übermitteln, oder nur selektierte.
Die übermittelten Einträge werden in das Tagesprotokoll aufgenommen, und im jeweiligen Geschäftsregistereintrag
scheint ein Symbol für die erfolgte Übermittlung auf.
Selbstverständlich funktioniert dies auch in Kanzleigemeinschaften; sowohl mit getrennten NTB-Pcs als auch mit gemeinsam
verwendeten.