Die Aktenverwaltung ist das Herzstück von Notabene. Sie erlaubt nicht nur das übersichtliche Verwalten von Dokumenten, Fristen und Terminen sondern gibt exakt Auskunft über den Erledigungsstand des Aktes.

Ohne physische Herbeischaffung des Aktes können Sie sofort telefonische Auskünfte über den Erledigungsstand der Grundbuchseintragung, über Eingänge am Anderkonto etc. geben, auf Knopfdruck haben Sie Zugriff auf alle Dokumente und Entwürfe, können Aktenvermerke einsehen oder verfassen und Akten jederzeit von einem anderen Bearbeiter übernehmen, ohne sich mühsam durch den gesamten Papierakt "quälen" zu müssen.

Der elektronische Arbeitsspiegel erfaßt Leistungen ebenso wie organisatorische Schritte und zeigt genau, welche Dinge bereits erledigt oder veranlasst sind. Durch die vollständige Implementierung der Zeiterfassung ist es möglich zu jedem Arbeitsschritt genau die dafür aufgewendete Zeit zu schreiben. Die Aktenverwaltung ist die "Schaltzentrale", hier haben Sie Zugriff auf alle Parteidaten ebenso wie auf Anderkonten, Schriftwechsel, Rechnungen, Textverarbeitungsmuster, den Aktenstandort und vieles mehr.

Die Farbcodes und Parteirollen erleichtern die Zuordnung der Parteien innerhalb des Aktes und geben klar strukturiert sofort Auskunft über das "Who is Who?" im Akt. Die komfortable Möglichkeit, Akten kanzleispezifisch zu typisieren erlaubt eine perfekte spätere Auffindbarkeit nach frei definierten Suchkriterien. (zB erstelle eine Liste aller Euroumgründungen)

NOTABENE kennt das von der NIS Gruppe empfohlene Schema zur Typisierung von Akten, selbstverständlich können Sie dieses Schema auf Ihre Kanzleischwerpunkte anpassen und abändern oder ein völlig eigenes Schema entwickeln. Dieses Schema steht Ihnen bei der Anlage von Akten, bei der Auswahl von sogenannten Musterarbeitsspiegeln (zB die Typischen Arbeitsschritte für einen Kaufvertrag) ebenso zur Verfügung wie bei der Aktrecherche, die Ihnen die Suche über Akttypen und Akttypgruppen erlaubt. (zB wenn Sie ein seltenes Muster suchen, oder alle Übergabsverträge des letzten Jahres auflisten wollen)

• Verwalten von allen relevanten Aktdaten (Erledigungsstand, Beteiligte, Inhalt, zuständiger Jurist/Sachbearbeiterin, Treuhandbedingungen etc).
• Zuordnung des Aktes zu einem hierarchischen Typensystem, das frei für Ihre Kanzlei angepaßt und definiert werden kann. Es stehen dafür jeweils 3 Ebenen zur Verfügung (z.B. Handelsrecht - Kapitalgesellschaften - Gründung GmbH). Diese Typisierung kann in die Buchhaltung übernommen werden und erlaubt transparente Einnahmenstatistiken am Jahresende.
• Weiters werden an diese Typisierung „Musterarbeitsschritte“ geknüpft, die für ungeübte Kanzleikräfte als „Ablaufplan“ sehr hilfreich sind.
• Aktrecherche: erlaubt die Suche nach bestimmten Akttypen (z.B. Alle Kaufverträge, alle Abtretungsverträge eingeschränkt auf einen bestimmten Sachbearbeiter etc).
• Subaktsystem in bis zu zwei Ebenen (z.B. Aktenzahl 100/25 oder 125/2/25).
• frei definierbare Arbeitsschritte und begleitende Leistungserfassung
• Abrechnung direkt über den Arbeitsspiegel möglich, auch Zwischenabrechnung (z.B. nur alle erledigten Arbeitsschritte).
• direkte Anbindung an die Textverarbeitung mit etlichen Mustern, die leicht an Ihre individuelle Textierung angepaßt werden können.
• Verknüpfung von Arbeitsschritten mit Fristen und Terminen.
• einfache Erfassung von Aktenvermerken zu Arbeitsschritten mit unterschiedlichen Symbolen.
• spezielle Funktionen für Erbenmachthaberakten.

• Textdokumente können direkt mit dem Arbeitsspiegel verknüpft und mit Mausklick aufgerufen werden.
• direkte Verknüpfung mit einem/mehreren dem Akt zugeordneten Anderkonten.
• Ein Arbeitsschritt kann als Veranlaßt oder Erledigt (mit jeweiligem Datum) definiert werden.
• Der Arbeitsspiegel kann komplett ausgedruckt werden (zB bei Archivierung des Aktes).
• aus der Aktenverwaltung kann sehr einfach ein Registereintrag (Beglaubigung / Geschäftsregister) erstellt werden; Inhalt des Aktes und Beteiligte werden übernommen.
• Liegenschaftsdaten können im Akt gespeichert und in die Textverarbeitung übernommen werden.
• Jedem Beteiligten wird bei der Anlage eine Rolle innerhalb des Aktes zugewiesen (z.B. Käufer), diese ist frei definierbar und erweiterbar.
• volle Integration der NIS Zeiterfassung, sowohl in den Arbeitsspiegel als auch zum Akt.
• alle zum Akt geführten Telefonate können ausgedruckt werden.
• Das Postbuch ist mit der Aktenverwaltung verbunden, so können Sie alle zum Akt versendeten Brief ausdrucken.
• Die Telefonliste ist so mit der Aktenverwaltung gekoppelt, daß über ein Telefonat der Akt verknüpft werden kann.

Zu jedem Arbeitsschritt kann ein Aktenvermerk erfaßt werden, der mit einem Symbol versehen werden kann. So sieht man sofort im Arbeitsspiegel ob für den betreffenden Arbeitsschritt ein Vermerk erfaßt ist und kann diesen über die rechte Maustaste abrufen.

Hier sehen Sie die zum Arbeitsschritt Gesellschaftsvertrag erfassten Zeiterfassungseinträge. Diese können Pro Akt sortiert nach Sachbearbeiter/Jurist ausgedruckt und ausgewertet werden.
Die Zeiterfassung erfolgt entweder direkt zu einem bestimmten Arbeitsschritt oder allgemein zum Akt.

Beispiel für einen Ausdruck des Leistungsverzeichnisses. Neben allen Parteidaten werden übersichtlich auch die Arbeitsschritte mit veranlassungs- und Erledigungsdatum, die verknüpften Textdokumente, die Aktenvermerke, die Telefonlisteneinträge, die Postbucheinträge und alle zu den Arbeitsschritten erfassten Zeiterfassungseintröge ausgedruckt. Dieser Report liefert Ihnen einen vollständigen Überblick, wann was innerhalb des Aktes getan wurde und eine Kostenaufstellung für die Abrechnung.