Notabene ist für das von der Österreichischen Notariatskammer in Zusammenarbeit mit Strasser & Strasser Consulting entwickelte Zeiterfassungssystem NIS zertifiziert. Um den Aufwand für die Erfassung möglichst gering zu halten, haben wir NIS in alle Bereiche von Notabene integriert.

Dabei werden sämtliche Tätigkeiten in der Kanzlei von allen Mitarbeitern erfaßt. Auch Urlaub und allgemeine Kanzleitätigkeiten, Freistellungen und Sonderaufgaben wie etwa Kammertätigkeiten werden verbucht.

Dies erlaubt nicht nur eine sehr genaue Effizienzanalyse Ihrer Kanzlei sondern ermöglicht auch Hilfestellung bei der Abrechnung eines Aktes, wo der tatsächliche zeitliche Aufwand der tariflich errechneten Gebühr gegenübergestellt werden kann.

Bevor Sie NIS verwenden, sollten Sie sich für NIS einschulen lassen, Seminare dafür werden in regelmäßigen Abständen in allen Bundesländern über die ÖGIZIN angeboten. Am einfachsten erfolgt die Erfassung direkt aus der Aktenverwaltung, mit Rechtsklick auf einen Arbeitsschritt. So können Sie direkt Leistungen einem Arbeitsschritt zuordnen. Die Erfassung kann jedoch auch direkt zum Akt erfolgen. Auswertungen sind an eine entsprechende Berechtigung in Notabene gebunden, so stellen Sie sicher, daß nur dazu befugte Mitarbeiter Auswertungen vornehmen.

Die Schaltfläche Zeiterfassung in der Aktenverwaltung generiert einen Zeiterfassungseintrag zu dem aktuell in Notabene eingeloggten Benutzer, mit dem aktuellen Datum und einer Verknüpfung zum aktuell gewählten Akt bzw. Arbeitsschritt.

So erfolgt das Zeitschreiben schon während des Arbeitens in Sekundenschnelle und verursacht nur wenig zusätzlichen administrativen Aufwand. Auch muß dafür das Programm nicht verlassen werden, wie das etwa bei anderen Lösungen der Fall ist.

Zu jedem Arbeitsschritt können die erfassten Zeiteinträge angezeigt und auch ausgedruckt werden.

Ideal ist auch die Möglichkeit, ein Leistungsverzeichnis des Aktes zu drucken. Dabei werden ALLE Aktinformationen (Arbeitsschritte, Dokumentverknüpfungen, Fristen, Zeiterfassungseinträge, Telefonate, Aktenvermerke, Klientinformationen mit Telefonnummern und Postbucheinträge) übersichtlich ausgedruckt.

Der Ausdruck kann mit oder ohne Kostenaufstellung erfolgen. Schnell und übersichtlich können alle Zeiterfassungseinträge eines Aktes angezeigt und ausgewertet werden. So können Sie rasch feststellen, mit welchem Aufwand die Erledigung eines Aktes verbunden war und wie dieser Aufwand auf Ihre Mitarbeiter verteilt ist.

Auch alle sonstigen Auswertungen können direkt über das NIS Menü in Notabene erstellt werden, ein Export der Daten ist hierfür nicht erforderlich.

Eine Exportfunktion erlaubt die Ausgabe von Zeiterfassungsdaten für einen bestimmten Zeitraum zur Weitersendung an Dritte.