Die Offene Postenverwaltung in NOTABENE ermöglicht die übersichtliche Verwaltung und statistische Kontrolle Ihrer Außenstände. Das Kostenrechnen ist voll intregriert und erlaubt so eine einfache Änderung (an Rechte geknüpft) von bereits gebuchten Kostenrechnungsoperaten. Zahlungseingänge werden in der OPV gebucht und direkt in die Buchhaltung übernommen, durch diese Kopplung ist sowohl Ihr Mahnwesen als auch Ihre Buchhaltung ständig aktuell. Natürlich können auch nachträglich Ermäßigungen gewährt und Rechnungen storniert werden. Teilzahlungen werden automatisch anteilmäßig gesplittet.

Die flexible Suchliste, die nach allen Kriterien sortiert werden kann (Betrag, Rechnungsnummer, Aktenzahl, Causa, Klient, Notar, Mahnstatus) ermöglicht das rasche Auffinden einer Rechnung. Der praktische Taschenrechner erlaubt das schnelle Addieren von Suchlisten, und die Auswertung nach bestimmten Kriterien (z.B. Statistik über die als geklagt markierten Außenstände, offene Posten eines bestimmten Klienten etc.). Alle Rechnungen werden über die Textverarbeitungsschnittstelle generiert und können in Word weiterbearbeitet bzw. fertiggestellt werden. Alle Daten werden dabei aus Notabene übernommen, außerdem kann auf Wunsch auch ein Zahlschein generiert werden, der gleich ausgefüllt mitgedruckt wird.

Das Buchen eines Eingangs erfolgt direkt in der Offenen Postenverwaltung. Notabene weiß wieviel des eingegangenen Betrages Netto, Barauslage oder Ust ist und übernimmt die Buchung richtig in die Ein/Aus-Buchhaltung. Beim Buchen kann der Eingang einem Sachkonto (zB Honorar) sowie einem Notar und einem Substituten oder Kandidaten zugeordnet werden. Außerdem wird der Akttyp in die Buchhaltung übergeben. Dies alles erlaubt eine perfekte Auswertungsmöglichkeit in der Buchhaltung. Etwa zum Ausrechnen von Beteiligungen oder zum Erstellen von Umsatzstatistiken nach Sachgebieten.

Wird eine Rechnung bar bezahlt, so kann beim Eingang buchen aus der Offenen Posten Verwaltung eine Quittung erstellt werden und ein Handkassabeleg.

Mit Hilfe des Makrosystems können Sie rasch Kostenvoranschläge erstellen; einzelne Posten können beliebig geändert werden, es kann aber auch die komplette Abrechnung mit verschiedenen Bemessungsgrundlagen ‘durchgespielt’ werden. Natürlich kann auch Ihr Akt völlig automatisiert abgerechnet werden, sämtliche in den Arbeitsschritten angeführten Leistungen werden so ins Kostenrechnen übernommen und können dort weiterbearbeitet werden; es kann dadurch nicht passieren, daß wichtige Leistungen beim Abrechnen übersehen werden; die automatisierte Abrechnung über den Akt ermöglicht es auch in Kostenrechnungsbelangen ungeübten Kanzleikräften, Gebührenverzeichnisse vorzubereiten, die vom Juristen nur noch überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden müssen.

Der Menüpunkt Statistik zeigt Ihnen einen genauen Überblick über Ihre Außenstände. Dabei sehen Sie wie hoch die ungemahnten bzw. gemahnten Offenen Posten sind. Der Mahnstatus kann bei jeder Rechnung auch noch nachträglich verändert werden. Weiters ist es möglich, Ratenpläne für Ratenzahlungsvereinbarungen zu generieren.