Hier werden alle relevanten Klientdaten wie Namen, Geburtsdatum, Anrede, Staatsbürgerschaft, Adresse(n), Telefonnummern, e-mail-Adresse, Ausweise, Musterunterschriften, Testamente etc. verwaltet. mit Hilfe von frei definierbaren Gruppenmerkmalen können Klientdaten beliebig strukturiert und zusammengefaßt werden. Dadurch können Sie etwa für eine bestimmte Personengruppe sehr einfach einen Serienbrief erstellen.

Weiters können Klientdatensätze als Ehegatten verknüpft werden, was z.B. bei Vertragserstellung von NOTABENE aus von Vorteil ist. Auch hier gibt es die leistungsfähige Anbindung an die Textverarbeitung Word für Windows, um das schnelle Erstellen von Briefen und Serienbriefen zu ermöglichen. Erstellte Datensätze können natürlich jederzeit beliebig geändert werden. Leistungsfähige Suchroutinen erlauben das Auffinden von Klientdatensätzen nach verschiedensten Schlüsseln wie Nachname, Nachname + Vorname, Namensfragmente mit Wildcard (z.B. Ma* für Maier, Mailinger etc) und Phonocode (z.B. #Meir für Meier, Mayer, Maier, Mair, Meyr)

Wichtig ist auch die Klientsuchliste, die in jedem Menü zur Verfügung steht. In ihr können Klienten die Merkmale „Privat“ oder „für Firma“ zugewiesen werden, welche erforderlich für das Erstellen von Registereinträgen, Akten etc. sind. Der Markierungstyp „für Firma“ verlangt, daß der Klient mit zumindest einer Juristischen Person verknüpft ist, für die er zeichnet.

Ein einmal in NOTABENE erstellter Klient steht Ihnen in jedem NOTABENE-Programmteil jederzeit zur Verfügung. Ist der Klient mit einer Anwendung verbunden, so kann sofort darauf zugegriffen werden.

Die Übersicht aller Verknüpfungen erlaubt den schnellen Aufruf aller für den Klienten gespeicherten Akte, Testamente, Firmen, Verlassenschaften, Beglaubigungen und mehr, das Kontextmenü über die rechte Maustaste steht in jeder Notabene-Anwendung zur Verfügung.

Ein Ausdruck erleichtert die Vorbereitung für eine Besprechung mit dem Klienten.

Zu einem Klienten können beliebig viele Adressen erfaßt werden. Verwendet für Registereinträge, Briefe, Verträge etc. wird dann die jeweils aktuell angeklickte Adresse.

Ein lernfähiges PLZ-Tool "merkt" sich einmal erfasste Postleitzahlen und schlägt sofort den dazu passenden Ort bei der Eingabe vor.

Zum Klienten erfaßte Telefonnummern stehen selbstverständlich in der Telefonliste ebenso zur Verfügung wie mit Rechtsklick aus der Aktenverwaltung, um den Zeitaufwand für die Nummernsuche zu minimieren.

Notabene erlaubt das Erfassen von email-Adressen und das Schreiben von Emails und Serienemails an ausgewählte Klienten. Neben e-mail, Homepage und ICQ können auch beliebig viele Fax-, Telefon und Handynummern erfaßt werden. Eine Faxbriefschnittstelle erstellt den Begleitbrief für ein Telefax schon mit Faxnummer und kann so - zuammen mit einer Faxsoftware - für das direkte Faxen vom Arbeitsplatz benutzt werden.

Zum Klienten können die in der Notariatsordnung vorgesehenen Ausweistypen erfaßt werden. Dabei kann ein Verweis auf eine Ausweissammlung geführt werden und/oder die Ausweisdaten eingegeben werden.

Natürlich werden auch Besonderheiten wie etwa Identitätsfeststellung durch Zeugen oder Urkunde und Zeuge berücksichtigt.

Dieses Feature durchsucht die Datenbank nach den Klienten, die am meisten Verknüpfungen aufweisen und stellt diese in eine Liste. Bewertet werden dabei die Anzahl der Akten, der Verlassenschaften, der Beglaubigungen, der Notariatsakte, der Treuhandschaften und der Testamente. Da diese Kriterien in jeder Kanzlei unterschiedlich bewertet werden, können Sie ihnen eine beliebige Gewichtung zuweisen. Es werden die jeweilige Anzahl der Akten, Beglaubigungen, etc. zu jedem Klienten ermittelt, bewertet und angezeigt.

Die Liste kann dabei auf zwei Arten erstellt werden. Die Filterung nach Schwellenwert nimmt jeden Klienten ab dem von Ihnen festgelegten Score in die Liste auf. Sie können aber auch eine Top-Klientenliste erstellen; hier geben Sie die maximale Anzahl der Listeneinträge an, und erstellen z.B. Ihre Top 500 Liste nach Ihrer individuellen Gewichtung.

Mit Hilfe der so erstellten Liste können Sie Serienbriefe, Faxnachrichten oder E-Mails an Ihre wichtigsten Klienten erstellen. Einmal definierte Suchen können Sie beliebig speichern.