Notabene Software für das österreichische Notariat GmbH
Notabene Software für das österreichische Notariat GmbH
NOTABENE zählt zu den führenden Kanzleiorganisationssystemen für österreichische Notariate.
NOTABENE gehört zu 100% österreichischen NotarInnen. Über 220 Notariate arbeiten mit NOTABENE, damit zählen wir zu den führenden Anbietern. NOTABENE entwickelt mit Anwendern für Anwender. Bis heute gewinnen wir neue Kunden. NOTABENE lauft auch auf zentral gehosteter Infrastruktur.
Verwaltung von natürlichen Personen mit sämtlichen Informationen wie beliebig vielen Adressen, Telefonnummern, E-mail, Ehegattenverknüpfung, Ausweissammlung, Gruppenbildung (z.B. für Serienbriefe). Sämtliche mit dem Klienten verbundene Vorgänge rasch und einfach aufgefunden werden.
Verwaltung von juristischen Personen, Klienten können einer juristischen Person als Beteiligte mit Vertretungsbefugnis und Gesellschaftsanteil zugeordnet werden. Typisierung nach Rechtsform und Funktion, Erfassung von Musterunterschriften pro Notar.
Überwachung von Ratenzahlungen, Statistik über Außenstände, automatisiertes Mahnwesen, Suchkriterien nach Rechnungsbetrag (+/-10%), Name, Aktenzahl, Causa und Rechnungsnummer, Exportschnittstelle für Fremdprogramme.
Einfaches Bedrucken von unterschriebenen Beurkundungsvermerken und Anerkennungserklärungen, Jahresindex, Inhaltsverzeichnis, Erstellen von Beglaubigungsklausen und Amtsbestätigungen, automatisiertes Erstellen von Kostennoten für eine/mehrere Beglaubigungen mit unterschiedlichen Berechnungsmodi und Übernahme in die offene Postenverwaltung, Buchung von Bareingängen, Reservierung von Zahlen
mit Namensindex (jährlich und/oder gesamt), Index letztwilliger Verfügungen (auch monatlich), Ausdruck kontinuierlich oder als Loseblattsammlung, Reservierung von Zahlen. Durch die Schnittstelle zum Urkundenarchiv der Notariatskammer können natürlich alle Daten des Geschäftsregisters übertragen werden, sowohl das Geschäftsregister als auch das Beurkundungsregister können Gebühren in das ebenfalls in NOTABENE inkludierte Gebührenjournal übernehmen
übersichtlicher Arbeitsspiegel mit Fristenkalender, begleitende Leistungserfassung, Typisierung nach kanzleieigenem Schema, Schnittstellen zur Textverarbeitung nach Art der Dokumente (Notariatsakt, Privaturkunden, Eingaben), Verknüpfung zu Anderkonten, komplettes Abrechnen über den Arbeitsspiegel möglich, alphabetischer Index und Inhaltsverzeichnis, Verbindung von Arbeitsschritten mit Textdokumenten und Terminen, einfache Erfassung von Aktenvermerken zu den einzelnen Arbeitsschritten, Subakte, Suche nach Aktenzahl, beteiligten Klienten und Firmen, Erbenmachthaberakten.
Zur Vermeidung von Datenredundanz haben wir eine komfortable Schnittstelle zur Notartreuhandbank in die Anderkontenverwaltung integriert. Diese erlaubt die Anlage von NTB-Konten über NOTABENE mit Übergabe der Parteidaten and die Kontenverwaltung der NTB, sowie die Übernahme aller Auszüge aus Elba in die Anderkontenbuchhaltung. Gerade bei vielen NTB Konten vereinfacht sich das Buchen durch diese Schnittstelle erheblich.
Kostenrechnen nach NTG, RTP und GKT, auch mit unterschiedlichen historischen Tarifen nach Stichtag, beliebig editierbare Kürzel und Makros zur Abrechnung, detailliertes Gebührenverzeichnis, automatisches Erstellen von Kostennoten und Buchung in die Offene Posten Verwaltung, Berücksichtigung von Splitbuchungen, Akontozahlungen, unterschiedlichen UST-Sätzen.
NOTABENE kann jederzeit vom Echtbetrieb in den Testbetrieb umgeschaltet werden. Dies ist vor allem in der Anfangsphase sehr nützlich, wo Sie vielleicht bestimmte Dinge ausprobieren wollen, ohne Ihre Echtdaten zu verändern. Der Testbetrieb betrifft nur die jeweilige Arbeitsstation, die umgestellt wurde, und ist so lange aktiv, bis Sie wieder in den Echtbetrieb zurückkehren.
Da ca. 80% der Computerarbeit im Notariat immer noch Textverarbeitung ist, war NOTABENE von Anfang an auf eine enge Verbindung mit der Textverarbeitung ausgelegt. Von allen Programmteilen aus bestehen Verbindungen zum Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word für Windows. Dabei werden frei definierbare Textvorlagen von NOTABENE mit den notwendigen Daten beschickt. Bestimmte Standardeigenschaften des gewünschten Dokuments werden dabei automatisch erledigt (z.B. automatisches rechtsbündiges Ausstrichlieren oder Datum oder Zahlen in Worte konvertieren bei Notariatsakten, Einsetzen der Parteidaten). Selbstverständlich kann der Text nachbearbeitet werden. Eine umfassende Sammlung von Makros und Tools zur Erstellung von eigenen Vorlagen ist im Lieferumfang von NOTABENE inkludiert.
mit Namensindex, kontinuierlicher Ausdruck nach Jahrgang, Überprüfung auf Erledigung.
wird selbstverständlich automatisch erstellt, mit Überprüfungsfunktion für alle Register (Chronologie, fehlende Zahlen, etc…).
kann getrennt von der Buchhaltung geführt werden. Unterscheidung zwischen einnahmenwirksamen/-unwirksamen und ausgabenwirksamen/-unwirksamen Buchungen.
das Postbuch unterstützt die Übernahme der aus NOTABENE erstellten Briefe mit den Empfängerdaten in eine Vorschlagsliste, es können Einträge eines bestimmten Zeitraums (von – bis) gedruckt werden, außerdem gibt es die Typen Postsendung, Fax und e-Mail und es wird nun eine direkte Referenz zum Akt gespeichert, sodass Postbucheinträge zu einem bestimmten Akt eingesehen und im Leistungsverzeichnis des Aktes mitgedruckt werden können. Dies erlaubt den schnellen Überblick über die Korrespondenz zu einem Akt.
NOTABENE ist für das von der Österreichischen Notariatskammer in Zusammenarbeit mit Strasser & Strasser Consulting entwickelte Zeiterfassungssystem NIS zertifiziert, NIS erlaubt eine vollständige akten- und kanzleibezogene Zeiterfassung aller Mitarbeiter. Alle erfassten Daten können umfassend ausgewertet werden, ein Akt kann nach Zeit oder nach Tarif abgerechnet werden, übersichtliche Leistungsausdrucke stellen den Arbeitsaufwand für jeden Akt dar.
Support und Kundenbetreuung
Geschäftsführer
Buchhaltung/Personal
Support und Kundenbetreuung
Support und Kundenbetreuung