NOTABENE - DAS Kanzleiorganisationssystem für Notare

Vermögensbekenntnis und Inventar
Bei Verlassenschafts- und Erbenmachthaberakten können Sie ein "Inventar" mit allen Aktiva und Passiva erfassen. Diese Daten werden dynamisch in Ihr Abhandlungsprotokoll übernommen und verringern so den Zeitaufwand für die Erstellung von Verlassenschaftsdokumenten drastisch. Ebenfalls einzigartig ist die Möglichkeit, eine Saldoabfrage an alle Banken zu allen in Notabene erfaßten Guthaben zu erstellen. Alle bekannten Daten werden dabei an die Textverarbeitung übergeben und erstellen den Brief dabei so, daß er unterschriftsfertig ist.

Die ausgeklügelte Textverarbeitungsschnittstelle zu Word für Windows erlaubt das Erstellen von Briefen, Serienbriefen, Todesfallaufnahmen, Abhandlungsprotokollen und Beschlüssen, sämtliche für die Änderung des Außerstreitgesetzes relevanten Muster werden mit 1.1.2005 zur Verfügung stehen. Dabei werden die Klientdaten mit Ihren Rollen (zB erbl. Witwe als Testamentserbin) an Word übergeben und dort dynamisch eingemischt. Weitere individuelle Textbausteine und Formulierungen werden abgefragt und ebenfalls in das so gut wie unterschriftsreife Dokument eingefügt. Dieses System sichert, daß alle Parteidaten korrekt geschrieben sind und die Aktenerledigung schnell, effizient und ohne Verlust der Genauigkeit erfolgt.

NOTABENE unterstützt:

• Typisierung nach den in der NO vorgesehenen Geschäftsfällen
• automatische Führung des statistischen Ausweises
• automatische Indexvergabe
• Verknüpfung zur Anderkontenbuchhaltung
• Abrechnung direkt über den Arbeitsspiegel
• Verknüpfung von Arbeitsschritten mit Textdokumenten
• direkte Anbindung zur Textverarbeitung, alle relevanten Daten werden übergeben, und Texte wie Todfallsaufnahme, Ladungen, Beschlüsse oder Protokolle werden völlig automatisiert erstellt.
• Erfassung der Art der Erbserklärung, Erbquote, Verwandtschaftsverhältnis und Funktion der Partei.
• Erfassung der Vermögensaufstellung mit Übergabe an die Textverarbeitung, Gliederung nach Liegenschaften, Forderungen, Fahrnissen Schulden und Todfallskosten, Automatische Berechnung der Salden und der Abgleichung

• Ein Arbeitsschritt kann als Veranlaßt oder Erledigt (mit jeweiligem Datum) definiert werden.
• Der Arbeitsspiegel kann komplett ausgedruckt werden (zB bei Archivierung des Aktes).
• Liegenschaftsdaten können im Akt gespeichert und in die Textverarbeitung übernommen werden.
• Jedem Beteiligten wird bei der Anlage eine Rolle innerhalb des Aktes zugewiesen (z.B. Pflichtteilsberechtigter), diese ist frei definierbar und erweiterbar.
• volle Integration der NIS Zeiterfassung, sowohl in den Arbeitsspiegel als auch zum Akt
• alle zum Akt geführten Telefonate können ausgedruckt werden
• Das Postbuch ist mit der Aktenverwaltung verbunden, so können Sie alle zum Akt versendeten Brief ausdrucken
• Die Telefonliste ist so mit der Aktenverwaltung gekoppelt, daß über ein Telefonat der Akt verknüpft werden kann

Zu jedem Arbeitsschritt kann ein Aktenvermerk erfaßt werden, der mit einem Symbol versehen werden kann. So sieht man sofort im Arbeitsspiegel ob für den betreffenden Arbeitsschritt ein Vermerk erfaßt ist und kann diesen über die rechte Maustaste abrufen.

Parteirolle
Zu jedem Beteiligten wird dessen Rolle im Akt genauso erfaßt wie das Verwandtschaftsverhältnis, die Erbquote und die Art der Erbserklärung.

Diese Rollen können selbstverständlich auf die Bedürfnisse Ihrer Kanzlei angepaßt werden.