NOTABENE - DAS Kanzleiorganisationssystem für Notare

NOTABENE - technischer Hintergrund

Windows

NOTABENE ist als Windowsprogramm am letzten Stand der Technik. Der Siegeszug von Microsoft Windows ist längst nicht mehr aufzuhalten, hat es sich doch zum defacto Standardbetriebssystem entwickelt und ist aus den Lehrplänen der höheren Schulen genausowenig wegzudenken wie auch die von NOTABENE in allen Versionen voll unterstützte Textverarbeitung Word für Windows. Dennoch ist NOTABENE multiplattformfähig und für alle künftigen Entwicklungen gerüstet. Windows bietet neben einer einheitlichen Benutzeroberfläche auch viele Vorteile in der standardisierten Ansteuerung der jeweiligen Hardware.

Textverarbeitung

NOTABENE unterstützt die Textverarbeitung Microsoft Word für Windows in allen verfügbaren Versionen in voller Anbindung, sowie Word X für Macintosh. Daten können so sehr einfach aus NOTABENE in die Dokumente übernommen werden, beispielsweise um schnell und einfach Briefe zu erstellen, oder "Vertragsgerüste" auszufüllen.

Datenbank Omnis

Die relativ unbekannte aber äußerst leistungsfähige und hauptsächlich für Großanwendungen eingesetzte relationale Client-Server Datenbank OMNIS7 von Omnis Software GmbH, die „hinter“ NOTABENE steckt, stammt ursprünglich von Macintosh Systemen, ist seit etlichen Jahren am Markt und hat daher auch keine „Kinderkrankheiten“ wie viele andere Datenbanken. OMNIS7 liegt als NATIVE Version für die Betriebssysteme Windows XP/2000 und MAC OS X und MacOS 9 vor. Auch eine Anbindung an Main-Frame systeme als Datenbankserver wie zB AS400 ist mit Omnis möglich.

Netzwerk

NOTABENE ist voll netzwerkfähig, sodaß allen Benutzern sämtliche Fähigkeiten und gespeicherten Daten von NOTABENE zugleich zur Verfügung stehen. Mehrgleisiges Arbeiten wird dadurch vermieden, sämtliche Vorgänge in Ihrer Kanzlei lassen sich von Ihrem Arbeitsplatz aus steuern und überprüfen. Eine aufwendige Programmprozedur verhindert überdies, daß beim gleichzeitigen Erstellen von Registereinträgen eine Registerzahl mehrmals vergeben wird. Bei einem Systemabsturz des Servers ist die Datenbank Omnis7 in der Lage durch ein intelligentes Record-tracking zerstörte Datensätze zu verhindern. Ein zeitraubendes ständiges Reorganisieren der Daten wie bei anderen Programmen ist daher bei NOTABENE nicht notwendig. Als Serverbetriebssysteme unterstützt NOTABENE u.a. Microsoft Windows Server 2003, 2000, NT, Novell Netware oder Linux.

Manipulationssicherheit

alle Register in NOTABENE werden durch ein unveränderliches Revisionsprotokoll überwacht. Änderungen sind am selben Tag zulässig, sonst werden sie unter Eingabemöglichkeit einer Begründung in das Protokoll mit Angabe der Veränderung (vorher/nachher) abgespeichert.

Passwortschutz

der Zutritt zu NOTABENE ist durch ein Passwortsystem geschützt, an das Berechtigungen für bestimmte Programmbereiche gebunden sind. (z.B. Buchhaltung, Anderkonten, Statistik etc)

Testbetrieb

NOTABENE kann jederzeit vom Echtbetrieb in den Testbetrieb umgeschaltet werden. Dies ist vor allem in der Anfangsphase sehr nützlich, wo Sie vielleicht bestimmte Dinge ausprobieren wollen, ohne Ihre Echtdaten zu verändern. Der Testbetrieb betrifft nur die jeweilige Arbeitsstation, die umgestellt wurde, und ist so lange aktiv, bis Sie wieder in den Echtbetrieb zurückkehren.

Kanzleigemeinschaft

NOTABENE kann ohne spezielle Anpassung auch in Kanzleigemeinschaften verwendet werden. In diesem Fall werden die einzelnen Register und die Ander­konten separat geführt, während das vorhandene Datenmaterial (Akten, Juristische Personen, Klienten, Buchhaltung) für jeden Notar gleichermaßen zur Verfügung steht.

Tipps zur Auswahl der Hardware

• Verwenden Sie Markengeräte. Nur der Markenhersteller kann gewährleisten, dass auch in 3 Jahren noch Ersatzteile verfügbar sind.
  
  
• Überprüfen Sie die Garantieleistungen. Viele Markenhersteller bieten kostenlose Vorortgarantie mit oder ohne Reaktionszeit.
  
  
• Die meisten Kosten in Zusammenhang mit der EDV entstehen nicht durch die Neuanschaffung, sondern durch laufende Dienstleistungen, wenn es Probleme gibt.
  
  
• Sie sind von dem Funktionieren Ihrer Hardware abhängig. Bedenken Sie, dass bei einem Serverausfall Ihre ganze Kanzlei steht. Besprechen Sie daher mit Ihrem Händler, wie schnell dieser im Notfall reagieren kann, bzw. ob er bestimmte Optionen wie einen Server-Wartungsvertrag mit jährlicher Überprüfung der Datensicherung vorsieht.
  
  
• Haben Sie das Gefühl, dass Ihr Hardwarehändler auf Ihre individuellen Gegebenheiten eingeht? Hat er sich Zeit genommen, Ihre Kanzlei zu besichtigen und um einen Plan gebeten? Gerade bei Fragen zur richtigen Verteilung der Drucker in den Kanzleiräumlichkeiten, zur opti­malen Auswahl des Verkabelungstyps oder auf den vorhandenen Platz abgestimmter Gerätegrössen sollte er Ihnen zur Hand gehen.
  
  
• Fragen Sie immer nach einem speziell für Ihre Kanzlei zuständigen Techniker, der bereit ist, sich mit Ihrer Konfiguration zu beschäftigen und daher im Notfall schnell und ohne „Einarbeitungszeit“ reagieren kann.
• Verfügt Ihr Hardware-Händler über ausreichend ausgebildete Mitarbeiter? Es gibt einige etablierte Standards in der EDV-Branche. Microsoft etwa bietet spezielle Prüfungen an, die fun­dierte Kenntnisse des Betriebssystems und aller Standard-Software sicherstellen (z.B. MCP - Microsoft Certified Professional oder MCSE - Microsoft Certified Systems Engineer). Fundierte Netzwerkkenntnisse garantiert z.B. der CNE - Certified Netware Engineer von Novell. HP und andere große Hardwarehersteller haben ebenfalls einen Ausbildungsstandard, der die optimale Konfiguration mit Standardsoftware garantiert. (zB ASE - Advanced Systems Engineer).
  
  
• Informiert Sie Ihr Hardwarehändler über gesetzliche Bestimmungen zu Softwarelizenzverträgen? Über die Gefahr von Viren? Über Auswirkungen von Raubkopien?
  
  
• Die Erfahrung hat gezeigt, dass grosse Hardwarehändler zwar verlässlich sind, jedoch an einer weiteren Betreuung kaum Interesse haben, bzw. dass ständig wechselnde Mitarbeiter kein gutes Service gewährleisten können. Der kleine Hardwarehändler vor Ort ist meist engagierter.
  
  
• War das Hardware-Angebot verständlich? Hat sich Ihr Händler um eine individuelle Lösung für Ihre Kanzlei und um ausführliche Beratung bemüht? Hat er versucht, Ihnen das „Hardware-Latein“ näher zu bringen? Sind alle Leistungen im Hardwareangebot enthalten? Oft werden „Kleinigkeiten“ zur Verschönerung des Anbots nicht in einem angeboten und führen später zu erheblichen Mehrkosten - so werden häufig Netzwerkkarten, die Grundvoraussetzung für den Betrieb Ihrer Lösung sind oder Bänder zur Datensicherung „vergessen“, Einzelkomponenten zum Drucker wie etwa eine Duplexeinheit nicht als Option angeführt etc.).
  
  
• Gehen Sie mit Ihrem Händler Posten für Posten auf dem Angebot durch und versuchen Sie, Komplettsummen (z.B. Server inkl. Datensicherung, Monitor, Software, Notstromaggregat, Speicheraufrüstung etc.) zu bilden.
  
  
• Versuchen Sie, zum Verkaufsgespräch einen EDV-versierten Dritten mitzunehmen.
  
  
• Ausschlaggebend für den Zuschlag sollte nie der Preis, sondern die Betreuungsbereitschaft und -kompetenz sein. Seriöse Händler haben in etwa gleiche Preise für dieselbe Markenhardware.
  
  
• Unser Vertriebspartner hilft Ihnen gerne bei der „Übersetzung“ und beim Vergleichen von Angeboten und überprüft auf Wunsch bei der Installation von Notabene, ob alle Komponenten laut Rechnung tatsächlich geliefert und eingebaut wurden. Unser Vertriebspartner compLex Software GmbH ist zertifizierter HP Händler und kann Ihnen auf Wunsch auch die Hardware liefern.

Datenschutz und -sicherung

Wie das Versperren der Siegel oder des händisch geführten Geschäftsregisters im Stahlschrank, sollte es die gleiche Sensibilität in Hinblick auf die elektronische Registerführung geben. Leider wird die bestmöglichen Absicherung des Systems häufig vernachlässigt. Eine tägliche Datensicherung auf DAT-Band sollte für Sie ebenso selbstverständlich sein wie die sorgfältige Auswahl der Serverhardware, ein Notstromaggregat (UPS) zur Absicherung des Servers sowie eine hardware/softwaremäßige Festplattenspiegelung. Wir beraten Sie diesbezüglich sehr gerne!