NOTABENE - Aufgabeverfolgung leicht gemacht!
NOTABENE merkt sich, welche Briefe über das Programm erstellt wurden. Dies gilt für Serienbriefe ebenso wie für Briefe und Faxe, sowohl aus den Schnittstellen des Menüs Klient als auch aus der Aktenverwaltung und den Verlassenschaften.
Diese Briefe werden in eine Vorschlagsliste des Postbuches übernommen. Die für die Aufgabe des Briefes verantwortliche Sachbearbeiterin kann bei Erstellung des Schreibens angegeben werden, standardmäßig wird der aktuell in Notabene eingeloggte Benutzer als zuständig für die Aufgabe definiert.
Am Abend können dann die Einträge aus einer Vorschlagsliste einfach übernommen werden. Ein Minimum an Zeitaufwand, und sehr nützlich wenn es darum geht, die Absendung eines Briefes an einen bestimmten Empfänger später nachzuvollziehen. Der Eintrag aus der Vorschlagsliste wird dann übernommen, wenn der Brief tatsächlich zur Post gelangt. Fehlerhaft erstellte Briefe, Duplikate oder verworfene Briefe werden einfach nicht übernommen. Selbstverständlich können auch Briefe, Faxe oder e-mails erfaßt werden, die nicht aus Notabene erstellt worden sind.
Hier sehen Sie ein Beispiel für die von Notabene automatisch generierte Postbuch-Vorschlagsliste, die alle Briefe, Serienbriefe, e-mails und Faxe enthält, die über Notabene erstellt worden sind. Mit der Schaltfläche Übernehmen werden alle Briefe oder nur die selektierten ins Postbuch übernommen. |
|
|
Bei der Auswahl der Textverarbeitungsvorlage für das Erstellen des Briefes können Sie auswählen, ob der Brief in die Vorschlagsliste des Postbuches übernommen werden soll oder nicht.
Sie können auch einen anderen für die Aufgabe des Schriftstückes bzw. für die Führung des Postbuches verantwortlichen Mitarbeiter pro Brief angeben. Ohne Angabe wird der aktuelle Benutzer übernommen. |
Beim Erstellen des Postbucheintrages können Sie auch die Höhe der Briefmarke erfassen und ob es sich um ein Einschreiben gehandelt hat. Das Postbuch kann auch ausgedruckt werden; im Leistungsverzeichnis des Aktes sind alle zum Akt gespeicherten Postbucheinträge ebenfalls aufgeführt. Dies erleichtert die Abrechnung und die Bestimmung der Spesen für Porti. |
|
