NOTABENE - schnelle Beglaubigungen
In NOTABENE sind Beglaubigungen einfach, schnell und effizient zu erstellen. Nicht nur wird automatisch das Vermerkblatt erstellt, sondern NOTABENE verfügt auch über die Möglichkeit, Beglaubigungsklauseln voll automatisiert in der Textverarbeitung zu erstellen, mit allen Daten, die für eine Unterschriftsbeglaubigung, eine Amtsbestätigung, eine Anerkennung u.a. erforderlich sind, übernimmt die beteiligten Klienten, konvertiert Geburtsdatum in Worte, kann Rechtsnachfolgeklauseln einfach verwalten und vieles mehr.
Eine in NOTABENE erstellte Beglaubigung kann automatisiert abgerechnet werden, man kann wahlweise eine Rechnung oder eine Quittung drucken, beim Erstellen einer Rechnung wird der Betrag automatisch in der Offenen Posten Verwaltung evident gehalten, beim Erstellen einer Quittung wird der Betrag als Kassaeingang in der Einnahmenbuchhaltung und der Handkassa geführt. Notabene unterstützt unterschiedliche Varianten für die Registerführung.
Variante 1: Führung mit Unterschriftenliste
Seit der Novelle der Notariatsordnung 1993 ist die Führung eines rein elektronischen Beurkundungsregisters mit Unterschriftenliste möglich, eine papiersparende Art der Registerführung, die von NOTABENE voll unterstützt wird. (Führung des ADV-Registers gemäß § 82 Abs 2 NO und § 8 der Richtlinien der ÖNK für das Beurkundungsregister, das Unterschriftenregister und das Geschäftsregister bestehend aus:
- ADV-Beurkundungsregister
- Beurkundungsvermerken
- Unterschriftenregister (fortlaufende Liste der Unterschriften)
- Inhaltsverzeichnis
- Namensindex
- sowie Anerkennungserklärungen, welche separat gesammelt werden können.
Diese Variante wird empfohlen für großen Beglaubigungsumfang und für geübte NOTABENE-Anwender. Diese Führung sieht eine bloß elektronische Führung des Beurkundungsregisters (welches von den Parteien nicht unterfertigt wird) samt einer fortlaufenden Unterschriftenliste, mit Beglaubigungsregisterzahlen und Unterschriften der Parteien, vor. Für Auswärtsbeglaubigungen werden so wie bisher Beurkundungsvermerke verwendet.
Variante 2: Führung als Loseblattsammlung von Vermerkblättern
Sie können mit NOTABENE Ihre Register jedoch auch wie bisher als Loseblattsammlung aller Beurkundungsvermerke und Anerkennungserklärungen führen.
Für den Jahresabschluß wird dann ein Ausdruck des Namensindex und (falls Anerkennungserklärungen getrennt geführt werden) des Inhaltsverzeichnisses benötigt (empfohlen für kleineren Umfang und NOTABENE Anfänger).
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Vorteile Variante1:
Nachteile Variante 1:Über die rechte Maustaste können von allen NOTABENE Anwendungen aus über den Klienten alle für den Klienten gespeicherten Vorgänge angesehen werden. Auch bei den Beteiligten einer Firma können Sie mit Rechtsklick alle mit dem Klienten gespeicherten Beglaubigungen anzeigen. Das Kontextmenü über die rechte Maustaste steht in jeder Notabene-Anwendung zur Verfügung, hier sehen Sie ein Beispiel für Firma-Zeigen Beglaubigungen. Ein Doppelklick auf einen Listeneintrag wechselt zur ausgewählten Beglaubigung.. |
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NOTABENE unterstützt:
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Bei jeder Änderung des bereits erstellten Registereintragen, die nicht am Tag der Erstellung erfolgt, wird ein Revisionsprotokoll mitgeführt, das eine Begründungseingabe erfordert. Dieses Protokoll entspricht den Anforderungen der Notariatskammer für Manipulationssicherheit elektronisch geführter Register. Alle Änderungen sind möglich, werden jedoch völlig transparent mitprotokolliert. So ist das Register notariatsordnungskonform, manipulationssicher und dennoch flexibel und benutzerfreundlich, wenn etwa eine Fehlerkorrektur erforderlich ist. |
Das Revisionsprotokoll zeigt völlig nachvollziehbar die Art der Änderung, die vom Benutzer eingegebene Begründung für die Änderung und den zuvor erfaßten Inhalt. So ist eine benutzerfreundliche Nachvollziehbarkeit von Korrekturen gewährleistet. |
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