Einleitung

NOTABENE zählt zu den führenden Kanzleiorganisationssystemen für österreichische Notare.

NOTABENE gehört zu 100% österreichischen NotarInnen. Über 220 Notariate arbeiten mit NOTABENE, damit zählen wir zu den führenden Anbietern. NOTABENE entwickelt mit Anwendern für Anwender. Bis heute gewinnen wir neue Kunden. Notabene lauft auch auf zentral gehosteter Infrastruktur.

Wir sind Partner der NTB SOLUTIONS.

Die Funktionen

NOTABENE - "alles" was ein Notar braucht

Programmüberblick

Klientenverwaltung

Verwaltung von natürlichen Personen mit sämtlichen Informationen wie beliebig vielen Adressen, Telefonnummern, E-mail, Ehegattenverknüpfung, Ausweissammlung, Gruppenbildung (z.B. für Serienbriefe). Sämtliche mit dem Klienten verbundene Vorgänge rasch und einfach aufgefunden werden.

Juristische Personen Verwaltung

Verwaltung von juristischen Personen, Klienten können einer juristischen Person als Beteiligte mit Vertretungsbefugnis und Gesellschaftsanteil zugeordnet werden. Typisierung nach Rechtsform und Funktion, Erfassung von Musterunterschriften pro Notar.

Beurkundungsregister

Einfaches Bedrucken von unterschriebenen Beurkundungsvermerken und Anerkennungserklärungen, Jahresindex, Inhaltsverzeichnis, Erstellen von Beglaubigungsklausen und Amtsbestätigungen, automatisiertes Erstellen von Kostennota für eine/mehrere Beglaubigungen mit unterschiedlichen Berechnungsmodi und Übernahme in die offene Postenverwaltung, Buchung von Bareingängen, Reservierung von Zahlen

Geschäftsregister

mit Namensindex (jährlich und/oder gesamt), Index letztwilliger Verfügungen (auch monatlich), Ausdruck kontinuierlich oder als Loseblattsammlung, Reservierung von Zahlen, durch die Schnittstelle zum Urkundenarchiv der Notariatskammer können natürlich alle Daten des Geschäftsregisters an den NTB Computer übertragen werden, sowohl das Geschäftsregister als auch das Beurkundungsregister können Gebühren in das ebenfalls in NOTABENE inkludierte Gebührenjournal übernehmen

Gerichtskommission

mit Namensindex, kontinuierlicher Ausdruck nach Jahrgang, Überprüfung auf Erledigung.

Statistischer Ausweis

wird selbstverständlich automatisch erstellt, mit Überprüfungsfunktion für alle Register (Chronologie, fehlende Zahlen, etc...).

Aktenverwaltung

übersichtlicher Arbeitsspiegel mit Fristenkalender, begleitende Leistungserfassung, Typisierung nach kanzleieigenem Schema, Schnittstellen zur Textverarbeitung nach Art der Dokumente (Notariatsakt, Privaturkunden, Eingaben), Verknüpfung zu Anderkonten, komplettes Abrechnen über den Arbeitsspiegel möglich, alphabetischer Index und Inhaltsverzeichnis, Verbindung von Arbeitsschritten mit Textdokumenten und Terminen, einfache Erfassung von Aktenvermerken zu den einzelnen Arbeitsschritten, Subakte, Suche nach Aktenzahl, beteiligten Klienten und Firmen, Erbenmachthaberakten.

zur Führung von Gerichtskommissionsakten, voll integriert in das Gerichtskommissionsprotokoll, übersichtlicher Arbeitsspiegel mit Fristenkalender, komplettes Abrechnen über den Arbeitsspiegel möglich, eigene Schnittstellen zur Textverarbeitung (Ladungen, Todesfallaufnahme, Beschlüsse, Abhandlungsprotokolle ), Führung des Fristenkalenders und aller aktbezogenen Dokumente über den Arbeitsspiegel.

Handkasse

kann getrennt von der Buchhaltung geführt werden. Unterscheidung zwischen einnahmenwirksamen/-unwirksamen und ausgabenwirksamen/-unwirksamen Buchungen.

Offene Posten Verwalten

Überwachung von Ratenzahlungen, Statistik über Außenstände, automatisiertes Mahnwesen, Suchkriterien nach Rechnungsbetrag (+/-10%), Name, Aktenzahl, Causa und Rechnungsnummer, Exportschnittstelle für Fremdprogramme.

Anderkontenverwaltung

Fremdgeldverwaltung nach Richtlinien der ÖNK mit Verknüpfung zur Aktenverwaltung, 4 Spalten (Bar, Anderkonto, Effekten und Stückgut), beliebig viele Fremdwährungskonten mit getrenntem Fremdwährungssaldo, mehrere Konten für einen Akt, Versiegelung am Jahresende für den Abschluß, alphabetischer Index, Buchungsänderungen am selben Tag ohne Eintrag ins Revisionsprotokoll möglich.

NTB Schnittstelle

Zur Vermeidung von Datenredundanz haben wir eine komfortable Schnittstelle zum Computer der Notartreuhandbank in die Anderkontenverwaltung integriert. Diese erlaubt die Anlage von NTB-Konten über NOTABENE mit Übergabe der Parteidaten and die Offline Kontenverwaltung der NTB, sowie die Übernahme aller Auszüge aus Elba in die Anderkontenbuchhaltung. Gerade bei vielen NTB Konten vereinfacht sich das Buchen durch diese Schnittstelle erheblich.

Einnahmen/Ausgaben Buchhaltung

Einnahmen und Ausgabenbuchhaltung, mit Ausweis der Vorsteuer und Monatsabschluß, mit freidefinierbaren Sachkonten, ausgaben/einnahmen­unwirksamen Konten und Jahresstatistik, Splitbuchungen, beliebig viele UST-Sätze, Berechnung der Notarversicherungsbeiträge.

Kostenrechnen

Kostenrechnen nach NTG, RTP und GKT, auch mit unterschiedlichen historischen Tarifen nach Stichtag, beliebig editierbare Kürzel und Makros zur Abrechnung, detailliertes Gebührenverzeichnis, automatisches Erstellen von Kostennoten und Buchung in die Offene Posten Verwaltung, Berücksichtigung von Splitbuchungen, Akontozahlungen, unterschiedlichen UST-Sätzen.

Testbetrieb

NOTABENE kann jederzeit vom Echtbetrieb in den Testbetrieb umgeschaltet werden. Dies ist vor allem in der Anfangsphase sehr nützlich, wo Sie vielleicht bestimmte Dinge ausprobieren wollen, ohne Ihre Echtdaten zu verändern. Der Testbetrieb betrifft nur die jeweilige Arbeitsstation, die umgestellt wurde, und ist so lange aktiv, bis Sie wieder in den Echtbetrieb zurückkehren.

Kanzleikalender

übersichtlicher, leicht zu bedienender Multifunktionskalender, Wochenübersicht mit farbiger Darstellung aller Termine aller Juristen erleichtert die schnelle Vergabe von Terminen, Umdisponieren von Terminen zwischen Juristen per „drag and drop“, Detaillierte Tagesansicht, Verknüpfung zu Arbeitsschritten in der Aktenverwaltung, Prioritätsschema für Termine, Termindefinition (z.B. auswärts), einfache und schnelle Terminvergabe durch Markierung des gewünschten Bereichs auf einer Zeitskala. Ewiger Kalender mit automatischer Berechnung aller gesetzlichen und kirchlichen Feiertage. übersichtlicher, mit der Aktenverwaltung gekoppelter Fristenkalender mit Berechnung des Endtermins unter Berücksichtigung von Gerichtsferien, Feiertagen etc.

Postbuch

das Postbuch unterstützt die Übernahme der aus NOTABENE erstellten Briefe mit den Empfängerdaten in eine Vorschlagsliste, es können Einträge eines bestimmten Zeitraums (von - bis) gedruckt werden, außerdem gibt es die Typen Postsendung, Fax und e-Mail und es wird nun eine direkte Referenz zum Akt gespeichert, sodass Postbucheinträge zu einem bestimmten Akt eingesehen und im Leistungsverzeichnis des Aktes mitgedruckt werden können. Dies erlaubt den schnellen Überblick über die Korrespondenz zu einem Akt.

Telefonliste

Die Telefonliste ermöglicht die benutzerabhängige Evidenthaltung von zu erledigenden Anrufen. Eine automatische Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass Anrufe nicht vergessen werden, sie kann auch direkt über die Aktenverwaltung geführt und gedruckt werden (rechte Maustaste auf den Klienten oder den Arbeitsschritt). Auch über das normale Fenster Telefonat aufnehmen kann eine Referenz zum Akt erstellt werden, NOTABENE schlägt Ihnen dafür direkt alle Akten vor, an denen die ausgewählte Firma oder der ausgewählte Klient beteiligt ist. Außerdem kann der Zeiterfassungseintrag für das Telefonat direkt aus der Erfassungsmaske erstellt werden. Auch der Ausdruck aller zum Akt geführten Telefonate ist möglich.

Textverarbeitung

Da ca. 80% der Computerarbeit im Notariat immer noch Textverarbeitung ist, war NOTABENE von An­fang an auf eine enge Verbindung mit der Textverarbeitung ausgelegt. Von allen Programmteilen aus bestehen Verbindungen zum Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word für Windows. Dabei werden frei definierbare Textvorlagen von NOTABENE mit den notwendigen Daten beschickt. Bestimmte Standardeigenschaften des gewünschten Dokuments werden dabei automatisch erledigt (z.B. automatisches rechtsbündiges Ausstrichlieren oder Datum oder Zahlen in Worte konvertieren bei Notariatsakten, Einsetzen der Parteidaten). Selbstverständlich kann der Text nachbearbeitet werden. Eine umfassende Sammlung von Makros und Tools zur Erstellung von eigenen Vorlagen ist im Lieferumfang von NOTABENE inkludiert.



Zeiterfassung

NOTABENE ist für das von der Österreichischen Notariatskammer in Zusammenarbeit mit Strasser & Strasser Consulting entwickelte Zeiterfassungssystem NIS zertifiziert, NIS erlaubt eine vollständige akten- und kanzleibezogene Zeiterfassung aller Mitarbeiter. Alle erfassten Daten können umfassend ausgewertet werden, ein Akt kann nach Zeit oder nach Tarif abgerechnet werden, übersichtliche Leistungsausdrucke stellen den Arbeitsaufwand für jeden Akt dar.

Das Team

Mag. Michael Wessely und Peter Pflanzl

Sabine Kriegl